Genomför ett projekt

Alla kostnader och intäkter ska särredovisas – Alla kostnader och intäkter som tillhör projektet måste särredovisas i er bokföring. Det innebär att ni måste upprätta ett särskilt kostnadsställe eller projektnummer för de utgifter och intäkter som hör till projektet.

Kom ihåg att du får stödet i efterhand – du måste alltså ha betalat dina utgifter innan du kan söka utbetalning för dem. Du kan bara söka utbetalning för de utgifter som står i beslutet om stöd. Sök ersättning för dina utgifter i god tid då Jordbruksverkets handläggningstider kan vara långa.

Du kan ansöka om delutbetalning när som helst efter ni har fått ert beslut om stöd och har haft utgifter för projektet.

Vi råder alla att göra en ansökan om utbetalning så snart som möjligt när ni har någonting att redovisa och därefter löpande under hela projekttiden. Du ansöker om delutbetalningar via Mina sidor på Jordbruksverkets webbsida. På Jordbruksverkets webbsida finns även stöd och en guide för hur e-tjänsten fungerar.

Var noga med betalbevisen
Förutom fakturakopior behöver du även betalbevis där det framgår att betalningarna gått igenom. Ett betalbevis kan du ladda ner från internetbanken, ofta går det att klicka på “Historiska betalningar” eller liknande. På betalbeviset ska följande framgå:

• Betalningsdatum
• Betalt belopp
• Avsändare (vilket konto pengarna dragits ifrån)
• Mottagare (att betalningen gått till samma plusgiro-, bankgiro eller kontonummer som står på fakturan)
• Att betalningen är genomförd. “Omgående betalning” anses inte vara en genomförd betalning.
• Vid köp av begagnat glöm ej att bifoga intyg: ”Begagnad utrustning och material” Se mer under ”Blanketter och logotyper”.

Underlätta arbetet med rapporteringen av ideell tid genom att skriva ner era timmar löpande under hela projekttiden. Ni får tillgodoräkna er tid från dagen då er ansökan kom in via Mina sidor på Jordbruksverkets webbsida.

Blanketter för tidrapportering finns på sidan Blanketter och logotyper, men det är helt okej att skapa egna sammanställningar.

I samband med er slutredovisning av projektet kommer ni redovisa värdet av er ideella tid.

Samarbetspartners är de aktörer som, genom sina resurser, kunskap och nätverk, kan stödja projektets kort- och/eller långsiktiga mål och syften på olika sätt. Det är inte nödvändigt att samarbetspartnern bidrar ekonomiskt eller sitter med i projektet och fattar beslut, även om det ibland kan vara fallet. Istället kan samarbetspartners spela olika roller och bidra på olika sätt:

1. Informationsspridning och nätverkande: En samarbetspartner kan hjälpa till med att sprida information om projektet till en bredare publik. Det kan inkludera att använda sina befintliga kommunikationskanaler, som sociala medier eller nyhetsbrev, för att utöka nätverket kring projektet. De kan introducera projektteamet till andra organisationer, individer eller resurser som kan vara värdefulla för projektets framgång.

2. Samverkan på evenemang/processer: Samarbetspartners kan delta i eller samarbeta vid olika evenemang eller processer relaterade till projektet. Det kan vara workshops, seminarier, konferenser eller andra aktiviteter där de delar sin kunskap och erfarenhet med er. De kan erbjuda resurser, rådgivning eller utbildning för projektets team. De kan också dela sina idéer och erfarenheter eller tillhandahålla material och resurser som behövs för projektet, såsom utrustning eller teknisk expertis.

Eftersom ett av grundkraven är att projektet ska samverka med minst en annan aktör från en annan sektor (näringsliv/ideell/offentlig), behöver ni tydligt visa detta i er ansökan. Det kan göras genom en viljeyttring från samverkanspartners, som ni kan bifoga till er uppdaterade ansökan. Det är viktigt att det i viljeyttringen framgår hur de olika aktörerna fördelar ansvar och skyldigheter på kort- och lång sikt. Det räcker vanligtvis med en kopia på en e-postkonversation där samarbetspartnern uttrycker sitt engagemang för projektet och beskriver sin roll och bidrag.

• Läs beslutet noggrant. Följ villkoren, beslutad projektplan och budget. Om ni avviker från projektplanen och ert beslut riskerar ni att inte få ut de pengar som ni har sökt. Det är enbart de utgifter som står i beslutet som ger rätt till stöd.
• Var noga med logotyperna. Se till att rätta logotyper kommer med på allt material. Missas detta finns det risk för avdrag. Vi kan ge dig råd om du är osäker.
• Glöm inte att särredovisa projektets utgifter. För att undvika avdrag ska du kunna ta fram en rapport från bokföringen där endast de utgifter som tillhör projektet finns med. Det är viktigt att inte blanda ihop projektets utgifter och intäkter med den egna organisationens.