Genomför ett projekt

Alla kostnader och intäkter ska särredovisas – Alla kostnader och intäkter som tillhör projektet måste särredovisas i er bokföring. Det innebär att ni måste upprätta ett särskilt kostnadsställe eller projektnummer för de utgifter och intäkter som hör till projektet.

Kom ihåg att du får stödet i efterhand – du måste alltså ha betalat dina utgifter innan du kan söka utbetalning för dem. Du kan bara söka utbetalning för de utgifter som står i beslutet om stöd. Sök ersättning för dina utgifter i god tid då Jordbruksverkets handläggningstider kan vara långa.

Du kan ansöka om delutbetalning när som helst efter ni har fått ert beslut om stöd och har haft utgifter för projektet.

Vi råder alla att göra en ansökan om utbetalning så snart som möjligt när ni har någonting att redovisa och därefter löpande under hela projekttiden. Du ansöker om delutbetalningar via Mina sidor på Swedish Board of Agriculture website. På Jordbruksverkets webbsida finns även stöd och en guide för hur e-tjänsten fungerar.

Be careful with payment receipts
In addition to invoice copies, you also need proof of payment showing that the payments have been made. You can download a proof of payment from the internet bank, often by clicking on “Historical payments” or similar. The proof of payment should state the following:

• Payment date
• Amount paid
• Sender (which account the money was deducted from)
• Recipient (that the payment went to the same Plusgiro, Bankgiro or account number that is on the invoice)
• That the payment has been completed. “Immediate payment” is not considered a completed payment.
• Vid köp av begagnat glöm ej att bifoga intyg: ”Begagnad utrustning och material” Se mer under ”Blanketter och logotyper”.

Different rules apply depending on the project applicant's organizational form:

• Sole proprietorship, limited partnership or partnership:
  • Vid ansökan om stöd ska projektägaren budgetera eget arbete som en enhetskostnad på 340 kronor per timme. Utgiftsposten ska ligga under ”övriga utgifter” i budgetmallen.
  • Vid ansökan om utbetalning redovisa de timmar som personen arbetat i insatsen i en project diary

• Other organizational forms (for example, limited liability companies, economic associations, non-profit associations, public, etc.):
  • Working part-time or a set percentage in the effort: If a person is employed in the project full-time or works a fixed percentage on the effort, the budgeted expenditure for personnel shall be based on the total expenditure per month multiplied by the fixed percentage and the number of months the person is expected to work on the effort including holidays. The project is also entitled to a salary cost surcharge of 44.31 % of the salary costs to cover social security contributions, etc. When applying for payment, a pay slip, employment certificate and general ledger must be presented.
  • Working hours in projects: If a person is employed with a monthly salary in the organization and works hours on the project, only the hours the person works on the project should be reported. The budgeted expense for personnel should be based on an hourly cost multiplied by the number of estimated working hours on the project. The annual working time should always be calculated as 1,720 hours. Calculate the hourly wage using hourly wage calculation template. When applying for payment, a salary specification must be provided., project diary, employment certificate and general ledger are reported.
  • Hourly employee: Om en person är anställd på timlön ska sökanden ange budgeterade antal arbetstimmar i insatsen och den timlön som framgår av anställningsavtal och lönespecifikationer. Sökanden har rätt att ta upp semesterersättning om 12 procent på arbetade timmar om det framgår av lönespecifikationen att det är utbetalt. Sökande har även rätt till lönekostnadspåslag. Lönekostnadspåslaget ska multipliceras med timlönen inklusive semesterersättningen. Vid ansökan om utbetalning ska lönespecifikation, project diary, anställningsbevis och huvudbok redovisas

Utöver projekstödet krävs i vissa fall privat finansiering. Privat finansiering kan antingen vara egen privat finansiering om det är sökanden själv som står för finansieringen, eller övrig privat finansiering om det är en extern aktör som står för finansieringen. 

Project support for companies
För projektformen ”projektstöd till företag” är privat medfinansiering på minst 30 % av projektbudgeten obligatorisk. Medfinansieringen kan se olika ut beroende på vilken företagsform som sökande har. Projektstöd till företag kan aldrig innehålla offentlig medfinansiering.

Sole proprietorship, limited partnership or partnership kan använda eget arbete, faktiska pengar, förväntade intäkter eller sponsring som privat medfinansiering. Om företaget väljer eget arbete som privat medfinansiering  Om eget arbete ska användas som privat medfianansiering se inormation under kostnader för personal.

Limited liability companies, economic associations, etc. kan använda utgifter för personal, faktiska pengar, förväntade intäkter eller sponsring som privat medfinansiering. Om företaget väljer utgifter för personal som medfinansiering se inormation under kostnader för personal.

Övriga projektstöd

Projekt som inte är projektstöd till företag kan använda offentlig medfinansiering, faktiska pengar eller sponsring som medfinansiering.
If the co-financing comes from the public sector, a certificate of co-financing submitted with the application.

Underlätta arbetet med rapporteringen av ideell tid genom att skriva ner era timmar löpande under hela projekttiden. Ni får tillgodoräkna er tid från dagen då er ansökan kom in via Mina sidor på Jordbruksverkets webbsida.

Time reporting forms are available on the page Forms and logos, but it's perfectly okay to create your own compilations.

I samband med er slutredovisning av projektet kommer ni redovisa värdet av er ideella tid.

Samarbetspartners är de aktörer som, genom sina resurser, kunskap och nätverk, kan stödja projektets kort- och/eller långsiktiga mål och syften på olika sätt. Det är inte nödvändigt att samarbetspartnern bidrar ekonomiskt eller sitter med i projektet och fattar beslut, även om det ibland kan vara fallet. Istället kan samarbetspartners spela olika roller och bidra på olika sätt:

1. Informationsspridning och nätverkande: En samarbetspartner kan hjälpa till med att sprida information om projektet till en bredare publik. Det kan inkludera att använda sina befintliga kommunikationskanaler, som sociala medier eller nyhetsbrev, för att utöka nätverket kring projektet. De kan introducera projektteamet till andra organisationer, individer eller resurser som kan vara värdefulla för projektets framgång.

2. Samverkan på evenemang/processer: Samarbetspartners kan delta i eller samarbeta vid olika evenemang eller processer relaterade till projektet. Det kan vara workshops, seminarier, konferenser eller andra aktiviteter där de delar sin kunskap och erfarenhet med er. De kan erbjuda resurser, rådgivning eller utbildning för projektets team. De kan också dela sina idéer och erfarenheter eller tillhandahålla material och resurser som behövs för projektet, såsom utrustning eller teknisk expertis.

Eftersom ett av grundkraven är att projektet ska samverka med minst en annan aktör från en annan sektor (näringsliv/ideell/offentlig), behöver ni tydligt visa detta i er ansökan. Det kan göras genom en viljeyttring från samverkanspartners, som ni kan bifoga till er uppdaterade ansökan. Det är viktigt att det i viljeyttringen framgår hur de olika aktörerna fördelar ansvar och skyldigheter på kort- och lång sikt. Det räcker vanligtvis med en kopia på en e-postkonversation där samarbetspartnern uttrycker sitt engagemang för projektet och beskriver sin roll och bidrag.

• Read the decision carefully. Follow the conditions, the decided project plan and budget. If you deviate from the project plan and your decision, you risk not receiving the money you have applied for. Only the expenses stated in the decision give you the right to support.
• Be careful with the logos. Make sure that the correct logos are included on all materials. Failure to do so may result in deductions. We can advise you if you are unsure.
• Glöm inte att särredovisa projektets utgifter. För att undvika avdrag ska du kunna ta fram en rapport från bokföringen där endast de utgifter som tillhör projektet finns med. Det är viktigt att inte blanda ihop projektets utgifter och intäkter med den egna organisationens.