Genomför ett delprojekt

Ansvarig organisation för delprojektet betalar projektets kostnader. Alla fakturor i delprojektet ska ställas direkt till utförande organisation.
När projektet är avslutat redovisar ansvarig för delprojektet kvitton och fakturor med betalningsbevis till Upplandsbygd som då betalar ut stödet i efterskott.

Så här redovisar du:
• Redovisa och verifiera utgifter med kvitton eller fakturor samt betalningsbevis.

• Utgifterna kan behöva styrkas med ytterligare underlag, till exempel:
o Lön/ersättning av tid ska styrkas med anställningsavtal och lönespecifikationer, projektdagbok eller faktura för köp av tjänst.
o Resekostnader ska styrkas med körjournal eller biljetter/kvitton.
o Matkostnader ska styrkas med deltagarlistor, kvitton och program för aktiviteten.

Var noga med betalbevisen
Förutom fakturakopior behöver du även betalbevis där det framgår att betalningarna gått igenom. Ett betalbevis kan du ladda ner från internetbanken, ofta går det att klicka på “Historiska betalningar” eller liknande. På betalbeviset ska följande framgå:

• Betalningsdatum
• Betalt belopp
• Avsändare (vilket konto pengarna dragits ifrån)
• Mottagare (att betalningen gått till samma plusgiro-, bankgiro eller kontonummer som står på fakturan)
• Att betalningen är genomförd. “Omgående betalning” anses inte vara en genomförd betalning.
• Vid köp av begagnat glöm ej att bifoga intyg: ”Begagnad utrustning och material” Se mer under ”Blanketter och logotyper”.

Redovisa alla eventuella intäkter och privat medfinansiering som hör till delprojektet. Beloppen kommer att ingå i projektfinansieringen vilket kan påverka stödbeloppet.

Olika regler gäller beroende på projektsökandes organisationsform:

• Enskild firma, kommanditbolag eller handelsbolag:
  • Budgetera eget arbete som en enhetskostnad på 340 kronor per timme.
  • Redovisa de timmar som personen arbetat i delprojektet i en projektdagbok

• Övriga organisationsformer (exempelvis aktiebolag, ekonomiska föreningar, ideella föreningar, offentliga med mera):
  • Arbetar timmar i projekt: Om en person är anställd med månadslön i organisationen och arbetar timmar med projektet ska endast de timmar personen arbetar i insatsen redovisas. Den budgeterade utgiften för personal ska grunda sig på en timkostnad multiplicerad med antal beräknade arbetstimmar i insatsen. Årsarbetstiden ska alltid beräknas till 1 720 timmar. Räkna ut timlön med hjälp av beräkning av timlön mall. Vid ansökan om utbetalning ska lönespecifikation, projektdagbok, anställningsbevis och huvudbok redovisas.
  • Timanställd: Om en person är anställd på timlön ska sökanden ange budgeterade antal arbetstimmar i insatsen och den timlön som framgår av anställningsavtal och lönespecifikationer. Sökanden har rätt att ta upp semesterersättning om 12 procent på arbetade timmar om det framgår av lönespecifikationen att det är utbetalt. Sökande har även rätt till lönekostnadspåslag. Lönekostnadspåslaget ska multipliceras med timlönen inklusive semesterersättningen. Vid ansökan om utbetalning ska lönespecifikation, projektdagbok, anställningsbevis och huvudbok redovisas.
  • Arbetar deltid eller en fastställd procentsats i insatsen: Om en person är anställd i projektet hela sin tid eller arbetar en fastställd procentsats med insatsen ska den budgeterade utgiften för personal grunda sig på den totala utgiften per månad multiplicerad med fastställd procentsats och antalet månader som personen beräknas arbeta i insatsen inklusive semester. Projektet har även rätt till lönekostnadspåslag på 44.31 % av lönekostnaderna för att täcka dom sociala avgifterna med mera. Vid ansökan om utbetalning ska lönespecifikation, anställningsbevis och huvudbok redovisas.

Utöver projekstödet krävs i vissa fall privat finansiering – antingen från sökanden själv eller från extern privat finansiär. 

Delprojekt som är till nytta för ett eller ett fåtal företag
För delprojekt som är till nytta för ett eller ett fåtal företag är privat medfinansiering på minst 30 % av projektbudgeten obligatorisk. Medfinansieringen kan se olika ut beroende på vilken företagsform som sökande har. Projektstöd till företag kan aldrig innehålla offentlig medfinansiering.

• Enskild firma, kommanditbolag eller handelsbolag kan använda eget arbete, faktiska pengar, förväntade intäkter eller sponsring som privat medfinansiering. Om företaget väljer eget arbete som privat medfinansiering  Om eget arbete ska användas som privat medfianansiering se information under kostnader för personal.
• Aktiebolag, ekonomiska föreningar med flera kan använda utgifter för personal, faktiska pengar, förväntade intäkter eller sponsring som privat medfinansiering. Om företaget väljer utgifter för personal som medfinansiering se information under kostnader för personal.

Övriga delprojekt

Samhällsnyttiga delprojekt kan använda offentlig medfinansiering, faktiska pengar eller sponsring som medfinansiering.
Om medfinansieringen kommer från offentlig sektor ska ett intyg om medfinansiering skickas in med ansökan.

Underlätta arbetet med rapporteringen av ideell tid genom att skriva ner era timmar löpande under hela projekttiden. Ni får tillgodoräkna er tid från dagen då ert projekt börjar.

Blanketter för tidrapportering finns på sidan Blanketter och logotyper, men det är helt okej att skapa egna sammanställningar.

• Läs beslutet noggrant. Följ villkoren, beslutad projektplan och budget. Om ni avviker från projektplanen och ert beslut riskerar ni att inte få ut de pengar som ni har sökt. Det är enbart de utgifter som står i beslutet som ger rätt till stöd.
• Var noga med logotyperna. Se till att rätta logotyper kommer med på allt material. Missas detta finns det risk för avdrag. Vi kan ge dig råd om du är osäker.
• Var ute i god tid. I ert beslut står projektets slutdatum då ni senast ska ha redovisat ert delprojekt till Upplandsbygd. Om du ansöker för sent finns risk att få ett avdrag på det beviljade stödet.